Gestire e Governare gli Agenti AI in Microsoft 365: Una Guida Completa

• Autore: Microsoft
• Titolo Originale: Administering and Governing Agents

L’introduzione degli agenti AI negli ambienti di lavoro sta ridefinendo il modo in cui interagiamo con la tecnologia, promettendo efficienza e automazione. Tuttavia, questa ondata di innovazione porta con sé nuove sfide, in particolare per i professionisti IT e i decisori aziendali: come garantire che questi “assistenti intelligenti” operino in modo sicuro, conforme alle normative e allineato agli obiettivi organizzativi? Questo whitepaper di Microsoft fornisce una bussola strategica, delineando le metodologie e gli strumenti necessari per amministrare e governare efficacemente gli agenti AI all’interno dell’ecosistema Microsoft 365. L’obiettivo è chiaro: sfruttare appieno il potenziale degli agenti, proteggendo al contempo i dati e mantenendo un ambiente digitale robusto e conforme.

Chi Crea gli Agenti? Le Categorie di Utenti e i Loro Strumenti

La governance degli agenti AI in Microsoft 365 si adatta alle diverse figure professionali che li creano e li utilizzano. Il documento identifica tre categorie principali:

• Utenti Finali (End Users): Sono la prima linea, individui che utilizzano strumenti intuitivi come SharePoint e Agent Builder per creare soluzioni rapide che supportano le loro attività quotidiane. Questi agenti, spesso basati su conversazioni predefinite o contenuti esistenti, sono progettati per migliorare la produttività senza richiedere competenze tecniche avanzate e operano entro i limiti delle loro autorizzazioni esistenti.
• Makers: Questa categoria comprende individui con una comprensione più approfondita della tecnologia e della governance. Utilizzano principalmente Copilot Studio per creare soluzioni più complesse, spesso incorporando logiche avanzate, connessioni esterne e capacità autonome.
• Sviluppatori (Developers): Sono il gruppo più avanzato, con competenze specialistiche in tecnologia e governance. Utilizzano strumenti come VS Code, Azure AI Foundry e Teams Toolkit per costruire agenti altamente personalizzati e sofisticati. I loro agenti sono gestiti e resi disponibili tramite cataloghi IT centralizzati.

Questa distinzione è fondamentale, poiché ogni gruppo richiede un livello di controllo e governance differente in base alla complessità e all’impatto degli agenti che sviluppa.

I Tre Pilastri della Governance degli Agenti

Per garantire una gestione efficace degli agenti, Microsoft propone uno spettro di controlli IT che si articolano su tre pilastri principali:

1. Controlli sugli Strumenti (Tool Controls): Regolano le funzionalità disponibili negli strumenti utilizzati per creare gli agenti (es. SharePoint, Copilot Studio, Agent Builder). Questi controlli sono essenziali per definire i parametri operativi degli agenti, garantendo sicurezza ed efficienza. Sono gestiti principalmente tramite il Microsoft 365 Admin Center (MAC) e il Power Platform Admin Center (PPAC).
2. Controlli sui Contenuti (Content Controls): Si occupano delle informazioni a cui gli agenti possono accedere, elaborare e generare. Il loro scopo è assicurare che i dati siano gestiti in conformità con le linee guida organizzative e le normative sulla privacy, proteggendo le informazioni sensibili e mantenendo l’integrità dei dati. Questi controlli sono gestiti tramite MAC, PPAC, Microsoft Purview e SharePoint Advanced Management.
3. Gestione degli Agenti (Agent Management): Riguarda il monitoraggio e il controllo delle attività degli agenti. Include la gestione del ciclo di vita (dal lancio graduale alla cancellazione), i report dettagliati sull’utilizzo, il tracciamento dell’adozione e l’identificazione degli agenti sottoutilizzati. È gestita principalmente tramite il MAC.

Questo approccio a più livelli permette alle organizzazioni di sfruttare le capacità degli agenti autonomi mantenendo un ambiente digitale robusto, sicuro e conforme.

Microsoft 365 Admin Center (MAC): Il Cuore del Controllo

Il Microsoft 365 Admin Center (MAC) è il portale centrale per la gestione e la governance di tutti i servizi Microsoft 365, inclusi gli agenti AI. Offre agli amministratori la possibilità di monitorare, configurare e gestire l’ambiente, garantendo sicurezza, performance e conformità.

• Copilot Control System: Un sistema integrato di controlli per Copilot e gli agenti che risiede in gran parte nel MAC. Fornisce agli amministratori una visione completa e strumenti di gestione per monitorare l’attività del sistema, identificare le tendenze di utilizzo e l’adozione degli agenti nell’organizzazione.
• App Integrate (Integrated Apps): Gli agenti vengono trattati come applicazioni nel sistema, consentendo agli amministratori di avere un inventario centralizzato. Qui è possibile bloccare agenti o assegnarli a utenti specifici, garantendo che vengano distribuite solo applicazioni approvate e sicure. Per le app disponibili nel public store, è richiesta l’attestazione dell’editore e la certificazione Microsoft 365, un processo di valutazione rigoroso che garantisce che l’applicazione soddisfi i requisiti di sicurezza, conformità e prestazioni di Microsoft.

Governo dei Dati in SharePoint: Permessi e Gestione Avanzata

Per gli agenti basati su SharePoint, la gestione è intrinsecamente legata al robusto sistema di permessi di SharePoint Online. Questo assicura che gli agenti possano accedere o aggiornare solo i contenuti a cui l’utente corrente ha già accesso.

• SharePoint Advanced Management (SAM): Estende i controlli di Copilot a livello di fonte di contenuto. SAM include politiche come “Restricted Content Discovery” (per nascondere il contenuto dalla ricerca globale e dall’indicizzazione di Copilot), restrizioni di condivisione e politiche di blocco del download. Questi strumenti sono cruciali per prevenire la sovra-condivisione di informazioni riservate e mantenere la conformità con le normative sulla protezione dei dati.

La Gestione dei Costi: Flessibilità e Prevedibilità

La gestione dei costi per gli agenti AI in Microsoft 365 offre flessibilità attraverso due modelli principali:

• Licenze Utente Prepagate: Permettono di acquistare un numero fisso di licenze in anticipo, fornendo una struttura di costo prevedibile.
• Fatturazione a Consumo (Metered Consumption): Offre un modello “pay-as-you-go” per gli agenti Copilot Chat, addebitando in base all’uso effettivo. Questo è particolarmente utile per le organizzazioni con esigenze fluttuanti e permette una distribuzione scalabile.

Entrambe le opzioni consentono agli amministratori di allineare le spese con i modelli di utilizzo e i vincoli di budget. Le funzionalità “Premium” che richiedono l’accesso ai dati di Microsoft 365 sono bloccate se non si dispone di un piano a consumo, aiutando a controllare la distribuzione degli agenti connessi ai dati.

Copilot Studio e Power Platform Admin Center (PPAC): Il Terreno di Gioco dei “Makers”

Copilot Studio, parte della famiglia Power Platform, è uno strumento low-code per la creazione di agenti e flussi. Il Power Platform Admin Center (PPAC) è il portale centrale per la governance degli agenti creati dai “Makers” con Copilot Studio.

• Controlli Ambientali (Environment Controls): Gli ambienti di Power Platform offrono un modo sicuro e organizzato per gestire app, flussi e dati, separando lo sviluppo, il test e la produzione. I controlli ambientali definiscono e applicano politiche sull’uso delle risorse, le connessioni dati e l’accesso degli utenti.
• Gestione degli Ambienti: Gli ambienti gestiti consentono alle organizzazioni di implementare linee guida e standard su larga scala, assicurando conformità e coerenza. Le “Pipeline” automatizzano i passaggi chiave come l’impacchettamento e la distribuzione delle soluzioni, con la possibilità di introdurre approvazioni “umane nel ciclo” prima del rilascio.
• Condivisione degli Agenti: È fondamentale condividere gli agenti solo con le persone direttamente coinvolte per garantire la sicurezza delle informazioni. Il PPAC consente di impostare limiti di condivisione per editor e visualizzatori, prevenendo modifiche non autorizzate e la distribuzione impropria di informazioni sensibili.
• Controlli di Pubblicazione e Aggiornamento dei Permessi: La funzione di pubblicazione può essere disabilitata per impedire modifiche non autorizzate agli agenti dopo il loro completamento. L’aggiornamento regolare dei permessi è cruciale per identificare e mitigare le vulnerabilità.
• Politiche di Prevenzione della Perdita di Dati (DLP): Le politiche DLP nel PPAC governano come gli agenti si connettono e interagiscono con dati e servizi, sia interni che esterni all’organizzazione. Consentono agli amministratori di controllare a quali risorse aziendali gli agenti possono accedere, prevenendo l’esfiltrazione di dati. I connettori possono essere classificati come “Business”, “Non-business” o “Blocked”.

Microsoft Purview: Il Guardiano dei Dati e della Compliance

Microsoft Purview offre soluzioni unificate per la sicurezza, la governance e la conformità dei dati nell’era dell’AI. È il baluardo per la protezione delle informazioni sensibili e la mitigazione dei rischi di sovra-condivisione o fuga di dati.

• Data Security Posture Management (DPSM) per AI: Permette di ottenere visibilità sull’utilizzo degli agenti e valutare i rischi legati ai dati. Include la scoperta di dati sensibili nelle interazioni AI, la rilevazione di usi rischiosi dell’AI e la verifica della conformità normativa.
• Prevenzione della Perdita di Dati (DLP): Aiuta a mitigare i rischi di esfiltrazione di dati per gli agenti che utilizzano dati di SharePoint. Gli amministratori possono impostare politiche DLP per impedire agli agenti di elaborare file contrassegnati con specifiche etichette di sensibilità (es. “Altamente Confidenziale”).
• Valutazioni di Sovra-condivisione (Oversharing Assessments): Queste valutazioni, eseguite automaticamente o su richiesta, identificano e mitigano i rischi associati alla condivisione inappropriata di informazioni sensibili da parte di agenti e Copilot.
• Protezione delle Informazioni (Information Protection): Permette di scoprire, etichettare e proteggere automaticamente i dati sensibili in base alla loro etichetta di sensibilità, assicurando che solo il personale autorizzato e i sistemi possano accedervi.
• Gestione del Rischio Interno (Insider Risk Management): Aiuta a rilevare attività rischiose degli utenti nelle applicazioni AI che potrebbero portare a incidenti di sicurezza dei dati, come la ricezione di un numero insolito di risposte di agenti contenenti dati sensibili.
• Conformità della Comunicazione (Communication Compliance): Assicura che le interazioni basate su AI aderiscano alle politiche normative e al codice di condotta, aiutando a rilevare contenuti dannosi o violazioni del copyright.
• eDiscovery: Le interazioni degli agenti possono essere esaminate in eDiscovery per indagini e contenziosi, consentendo ai team legali di analizzare le interazioni digitali rilevanti che possono servire da prova.
• Audit: I log di audit registrano le interazioni con gli agenti (timestamp, identità utente, prompt, risposte AI) per facilitare le indagini e garantire trasparenza, responsabilità e conformità.
• Gestione del Ciclo di Vita dei Dati (Data Lifecycle Management): Permette di impostare politiche di conservazione ed eliminazione per le interazioni degli agenti, garantendo il rispetto degli obblighi legali, aziendali, di privacy e normativi.

Come Iniziare: Un Approccio per Fasi

Microsoft propone un approccio in tre fasi per implementare la creazione e la gestione sicura degli agenti Microsoft 365 Copilot su larga scala:

1. Fase I – Formare un Team: Creare un “team campione” di adozione degli agenti all’interno dell’IT per esplorare Agent Builder, sviluppare best practice e identificare casi d’uso. Assegnare le licenze Copilot e i diritti di estensibilità appropriati.
2. Fase II – Formare i Dipendenti: Fornire formazione strutturata sulle basi di Copilot Chat e sulla creazione di agenti basati sul web. Abilitare gradualmente lo sviluppo di agenti e stabilire un Centro di Eccellenza (CoE) per governare tutti gli agenti costruiti nell’organizzazione.
3. Fase III – Distribuire e Coinvolgere: Identificare e formare i “makers” di agenti dipartimentali. Configurare i piani a consumo dedicati per ciascun dipartimento e controllare la condivisione degli agenti. Invitare i dipendenti a condividere gli agenti, consentendo al CoE di valutarli e, se conformi agli standard, renderli accessibili a livello di tenant. Monitorare costantemente la spesa e l’utilizzo.

Conclusione: La Scelta è Creare, con Responsabilità

Gli agenti AI stanno rivoluzionando il lavoro automatizzando compiti ripetitivi e migliorando la collaborazione. Tuttavia, la loro integrazione richiede un ruolo proattivo degli amministratori IT. Questo whitepaper sottolinea che la governance non deve essere un freno all’innovazione, ma piuttosto un percorso strutturato che ne consente l’integrazione sicura e senza soluzione di continuità.

Adottando strategie di governance robuste, garantendo la conformità normativa e mantenendo un ecosistema digitale sicuro, le organizzazioni possono non solo sviluppare agenti efficaci, ma anche renderli sostenibili e allineati ai propri obiettivi. La visione di Microsoft è chiara: fornire gli strumenti e le linee guida per trasformare le aziende da semplici utilizzatori a veri e propri creatori di valore, sfruttando l’intelligenza artificiale in modo responsabile e strategico per prosperare nel futuro.